Omavalvontasuunnitelma
1. Palveluntuottajaa koskevat tiedot
2. E-PES terveyspalveluiden toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaate
2.1 Toiminta-ajatus
2.2 Arvot
3 Omavalvonnan organisointi ja johtaminen
4. Henkilöstö
5. Koulutus ja työhyvinvointi
6. Toimitilat, laitteet ja tarvikkeet
6.1 Toimitilat
6.2 Laitteet
6.3 Tarvikkeet
7. Potilasasiavastaava
8. Lääkehoito
9. Riskien ja epäkohtien tunnistaminen ja korjaavat toimenpiteet
9.1 Riskienhallinta
9.2 Läheltä piti- tilanteet ja vaaratilanteiden ilmoittaminen
10. Potilasasiakirjat ja henkilötietojen käsittely
11. Asiakkaan osallisuus palveluissa ja muistutusten käsittely
12. Omavalvonnan toteuttamisen seuranta ja arviointi
1. Palveluntuottajaa koskevat tiedot
Palveluntuottajan perustiedot
E-PES, Etelä-Pirkanmaan ensihoito- ja sairaankuljetuspalvelu
Y-tunnus: 2779988–7
Toimitusjohtaja Markku Harju
+358 400 535 992
epeskotihoito@gmail.com
Toimipaikan nimi ja postiosoite
E-PES, Etelä-Pirkanmaan ensihoito- ja sairaankuljetuspalvelu
Päisteentie 28
31140 Menonen
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja
Hanna Henttonen, Sairaanhoitaja (YAMK)
epeskotihoito@gmail.com
+358 45 1269 721
2. E-PES terveyspalveluiden toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaate
2.1 Toiminta-ajatus
E-PES terveyspalvelut on yksityinen terveys- ja sosiaalipalveluiden tuottaja. Yritys tarjoaa kotiin vietäviä kotisairaanhoidon ja hoivan palveluita. Yrityksen tavoitteena on tuottaa asiakkaille turvallista, yksilöllistä, helposti saavutettavaa ja asiakkaan arkea tukevaa hoitoa ja huolenpitoa. Palvelut suunnitellaan aina asiakaslähtöisesti ja niiden toteutuksessa korostuvat inhimillisyys, asiantuntemus ja luottamuksellinen vuorovaikutus.
Palveluja tuotetaan sekä yksityisille asiakkaille että julkiselle sektorille. E-PES terveyspalvelut toimii myös Pirkanmaan hyvinvointialueen hyväksymänä palvelusetelituottajana henkilökohtaisen avun ja omaishoidon vapaan palveluissa. Palvelu perustuu asiakkaan kanssa laadittuun palvelusopimukseen ja yksilölliseen hoitosuunnitelmaan. Kotikäynnit toteutetaan pääsääntöisesti klo 7–22 välisenä aikana asiakkaan kanssa erikseen sovittuna ajankohtana. Muina aikoina palvelua tuotetaan erillisen sopimuksen mukaan.
Hoivapalvelumme sisältävät päivittäisessä arjessa selviytymistä tukevia toimenpiteitä, kuten avustamista henkilökohtaisessa hygieniassa, ravitsemuksessa, liikkumisessa sekä sosiaalisen kanssakäymisen tukemisessa. Palvelut suunnitellaan yksilöllisesti vastaamaan asiakkaan toimintakykyä ja tarpeita. Hoivatyössä korostuvat jatkuvuus, tuttu hoitohenkilöstö ja läsnä oleva kohtaaminen.
Yrityksen kotisairaanhoidon palvelut kattavat muun muassa sairaanhoitajan tekemät toimenpiteet, lääkehoidon eri antotavoilla, haavanhoidon, mittaukset, terveysneuvonnan ja -ohjauksen, laboratorio- ja näytteenottopalvelut sekä hoitotoimenpiteiden koordinoinnin hoitavan lääkärin kanssa. Kotisairaanhoidon tarkoituksena on tukea potilaan kotona selviytymistä, mahdollistaa sairaalasta kotiutuminen ja vahvistaa omaisten jaksamista hoitotilanteissa. Hoitoa annetaan potilaan voinnin seuraamisen, kivunlievityksen sekä lääkärin määräämien hoitotoimenpiteiden muodossa.
E-PES terveyspalvelut toimii tällä hetkellä Urjalassa, Akaassa ja Punkalaitumella.
2.2 Arvot
E-PES terveyspalveluiden toiminta perustuu kuuteen keskeiseen arvoon: asiakaslähtöisyyteen, joustavuuteen, uudistumiseen, luotettavuuteen, laadukkuuteen ja inhimillisyyteen. Nämä arvot ohjaavat sekä työtämme asiakkaiden kanssa, että yhteistyötä omaisten ja sidosryhmien kanssa. Arvot eivät ole vain periaatteita, vaan ne näkyvät jokaisessa asiakaskohtaamisessa, palvelun suunnittelussa ja arjen päätöksenteossa.
Asiakaslähtöisyys on toimintamme perusta. Jokainen asiakas kohdataan yksilönä hänen omista lähtökohdistaan, toiveistaan ja voimavaroistaan käsin. Palvelut suunnitellaan ja toteutetaan asiakkaan elämäntilannetta tukevalla tavalla. Hoito- ja palvelusuunnitelmat laaditaan yhdessä asiakkaan ja tarvittaessa omaisten kanssa. Meille on tärkeää, että asiakas tuntee tulevansa kuulluksi ja kohdatuksi aidosti, kunnioittavasti ja tasavertaisesti.
Joustavuus tarkoittaa kykyämme mukautua asiakkaan tarpeisiin ja arjen tilanteisiin. Elämäntilanteet voivat muuttua nopeasti ja palveluiden on kyettävä mukautumaan niihin joustavasti – niin sisällön, ajankohdan kuin laajuudenkin osalta. Tarjoamme hoitoa silloin, kun se asiakkaalle sopii ja reagoimme muuttuviin tarpeisiin nopeasti. Joustavuus lisää asiakkaan kokemaa hallinnan tunnetta ja parantaa palvelun laatua.
Toimintamme on jatkuvasti kehittyvää. Seuraamme aktiivisesti lainsäädännön, teknologian ja terveysalan kehitystä ja kehitämme omaa toimintaamme sen mukaisesti. Henkilöstöämme koulutetaan säännöllisesti, jonka lisäksi hyödynnämme uusimpia käytäntöjä ja työtapoja palvelujemme parantamiseksi. Uudistuminen tarkoittaa myös sitä, että kuuntelemme asiakkaiden ja yhteistyötahojen palautetta ja kehitämme palvelua saadun tiedon perusteella. Olemme avoimia uusille ideoille ja etsimme aktiivisesti keinoja tehdä asiat entistä paremmin.
Luotettavuus on meille keskeinen arvo, joka tarkoittaa sitä, että pidämme lupauksemme ja toimimme johdonmukaisesti sekä asiakkaiden, että yhteistyökumppaneiden kanssa. Asiakkaan on voitava luottaa siihen, että sovitut asiat toteutuvat, hoitaja saapuu ajallaan ja hoito toteutuu suunnitellusti. Luotettavuus näkyy myös siinä, että toimimme läpinäkyvästi ja vastuullisesti kaikissa tilanteissa.
Laadukkuus tarkoittaa meille osaavaa, turvallista ja vaikuttavaa palvelua, joka perustuu ammatilliseen osaamiseen ja huolelliseen toteutukseen. Palvelumme toteutetaan aina ajantasaisen tiedon ja hyvän hoitokäytännön mukaisesti. Seuraamme ja arvioimme palvelun laatua säännöllisesti esimerkiksi asiakaspalautteen, henkilöstön arviointien ja toiminnan sisäisen valvonnan avulla. Laatu ei ole meille yksittäinen tavoite, vaan jatkuva prosessi, joka näkyy päivittäisessä työssä.
Inhimillisyys näkyy tavassamme kohdata asiakas ja hänen läheisensä kunnioittavasti, empaattisesti ja arvokkaasti. Hoivatyössä ollaan usein lähellä ihmisen arinta aluetta – sairautta, ikääntymistä tai avuntarvetta – tällöin kohtaamisen laatu on ratkaisevaa. Inhimillinen työote tarkoittaa myös sitä, että ymmärrämme ihmisen elämäntilanteen kokonaisuutena ja osaamme olla läsnä paitsi ammattilaisina, myös ihmisinä.
Nämä arvot muodostavat E-PES terveyspalveluiden toiminnan selkärangan. Ne ohjaavat palveluiden laatua, asiakassuhteiden hoitoa, henkilöstön työskentelyä ja koko yrityksen kehitystä. Arvojen mukainen toiminta varmistaa, että pystymme tuottamaan turvallista, vaikuttavaa ja arvokasta hoivaa ja hoitoa asiakkaan omassa kodissa – juuri siellä, missä sitä eniten tarvitaan.
3 Omavalvonnan organisointi ja johtaminen
Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja vastaa, että:
▪ Toiminta täyttää yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa ja asetuksissa
asetetut vaatimukset
▪ Toimintaa varten on riittävästi koulutettua ja ammattitaitoista henkilökuntaa
▪ Tilat ja laitteet ovat asianmukaiset
▪ Terveydenhuollon palvelutoiminta on lääketieteellisesti perusteltua ja siinä on
otettu huomioon potilasturvallisuuden asettamat vaatimukset
▪ Potilasasiakirjat laaditaan ja säilytetään asianmukaisesti
▪ Valvontaviranomaisille annetaan tarvittavat tiedot potilaskantelujen
käsittelemiseksi
▪ Toiminnassa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia
mukaan lukien muistutuksiin vastaamisen
Palveluista vastaava johtaja on terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain
(559/1994) 2§:ssä tarkoitettu terveydenhuollon ammattihenkilö, jolla on toiminnan laajuus huomioon ottaen tehtävän menestykselliseen hoitamiseen soveltuva koulutus ja riittävä käytännön kokemus.
Palveluiden laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi palveluista vastaava johtaja laatii kattavan omavalvontasuunnitelman. Suunnitelman laatimisessa noudatetaan Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) antamia ohjeita ja määräyksiä. Lisäksi omavalvontasuunnitelma perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021) 40 §:ään (8.7.2022/599).
Omavalvontasuunnitelma sisältää tiedot muun muassa henkilöstön määrästä ja koulutuksesta, toimitilojen ja välineistön asianmukaisuudesta, potilasturvallisuuden toteutumisesta, potilasasiakirjojen laadinnasta ja säilytyskäytännöistä sekä palautteiden ja kanteluiden käsittelyprosessista. Suunnitelmassa määritellään myös, miten muistutuksiin vastataan ja kuinka niitä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
Suunnitelmaa päivitetään palveluista vastaavan johtajan toimesta aina tarpeen mukaan, ja sen ajantasaisuus tarkistetaan vähintään kerran vuodessa yhteistyössä toimitusjohtajan kanssa. Jokaisen uuden työntekijän tulee perehtyä omavalvontasuunnitelmaan osana perehdytysprosessiaan.
Uudet työntekijät voivat osallistua omavalvonnan kehittämiseen esimerkiksi tuomalla esiin havaintoja tai parannusehdotuksia toiminnan tueksi. Tarvittaessa työntekijöille voidaan määrittää omia vastuualueita, joista he tekevät kehitysesityksiä myös omavalvontasuunnitelmaan liittyen. Palveluista vastaava johtaja ja toimitusjohtaja edistävät työyhteisössä avointa, osallistavaa ja kehittämismyönteistä ilmapiiriä, jossa jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa toiminnan laadun jatkuvaan parantamiseen.
4. Henkilöstö
Henkilöstöön kuuluu terveydenhuoltopalveluista vastaava johtaja, sairaanhoitaja ja toimitusjohtaja, lähihoitaja. Tämän henkilöstön toimesta tuotetaan E-PES terveyspalveluiden toiminta. Tarvittaessa tai toiminnan laajentuessa yrityksellä on mahdollista palkata sijaistyövoimana hoitohenkilökuntaa. Toiminnan laajentuessa ja palveluiden monipuolistuessa arvioidaan henkilöstön tarvetta uudelleen, tarvittaessa henkilöstön määrää voidaan lisätä myös hankkimalla sitä alihankintatyönä.
Toiminnan laajentuessa ja henkilöstön määrän lisääntyessä huolehditaan uuden henkilöstön riittävästä perehdytyksestä. Yritykselle on laadittu erillinen uuden työntekijän perehdytykseen suunniteltu materiaali. Uuden työntekijän perehdytyksestä huolehtivat yhteistyössä toimitusjohtaja ja terveydenhuoltopalveluista vastaava johtaja.
5. Koulutus ja työhyvinvointi
E-PES terveyspalveluiden henkilöstö muodostuu terveydenhuollon ammattilaisista, joilla on vuosien työkokemus erilaisista sairaanhoidon ja hoivatyön tehtävistä. Ammattitaito ja osaaminen ovat toiminnan kivijalka ja ne varmistavat hoidon laadukkaan, turvallisen ja inhimillisen toteutuksen. Työntekijöiden vahva osaaminen yhdessä laadukkaan ja asianmukaisen välineistön kanssa mahdollistaa lääkehoidon ja muiden hoitotoimenpiteiden turvallisuuden ja sujuvuuden asiakkaan omassa kodissa.
Ammatillisen osaamisen ylläpito ja jatkuva kehittäminen ovat olennainen osa yrityksen toimintakulttuuria. Jokaisen työntekijän osaamista arvioidaan säännöllisesti osana kehityskeskusteluja, joita käydään vuosittain. Näissä keskusteluissa tarkastellaan muun muassa koulutustarpeita ja sovitaan mahdollisista lisä- tai täydennyskoulutuksista. Koulutusta voidaan tarjota myös muina ajankohtina, mikäli toiminnassa havaitaan erityisiä tarpeita tai jos työntekijällä itsellään on toiveita osaamisen syventämisestä. Toimintaa arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti, sekä sisäisesti että asiakkailta saadun palautteen perusteella. Asiakkailta kerättävä palaute on tärkeä osa laadunhallintaa ja potilasturvallisuuden kehittämistä. Palaute voi tuoda esiin asioita, joita ei sisäisesti havaita ja näin se toimii merkittävänä apuna toiminnan jatkuvassa kehityksessä.
Työhyvinvointi on keskeinen osa toimivaa ja laadukasta palvelua. E-PES terveyspalveluissa työhyvinvointia tuetaan monin tavoin. Työhyvinvointia parannetaan tarjoamalla selkeät ja realistiset työtehtävät, mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön ja työaikoihin, sekä avoimuudella mahdollistetaan turvallinen, avoin ja kannustava työyhteisön. Työntekijöiden ääntä kuullaan ja heillä on mahdollisuus osallistua kehittämistyöhön – niin arjen työssä kuin omavalvonnan ja koulutusten suunnittelussa. Mahdolliset kuormitustekijät pyritään tunnistamaan ajoissa ja työntekijöitä tuetaan sekä palautumisessa, että jaksamisen ylläpitämisessä. Yritys näkee osaavan ja hyvinvoivan henkilöstön parhaana takuuna asiakasturvallisuudelle ja korkeatasoiselle palvelulle. Siksi koulutus, kehittyminen ja työhyvinvointi ovat tärkeä osa arkea.
6. Toimitilat, laitteet ja tarvikkeet
6.1 Toimitilat
Yrityksellä ei ole vastaanottotiloja asiakaskäynneille, vastaanottotoiminta tapahtuu potilaan kotona.
6.2 Laitteet
E-PES Terveyspalvelut noudattaa terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevaa lainsäädäntöä ja varmistaa, että käytössä olevat laitteet täyttävät niille asetetut turvallisuus- ja laatuvaatimukset. Terveydenhuollon laitteen saa ottaa käyttöön vasta, kun se on toimitettu, asennettu, huollettu ja otettu käyttöön asianmukaisesti ja sitä käytetään sille tarkoitetulla tavalla valmistajan ohjeiden mukaisesti.
E-PES käyttää kotiin vietävien hoito- ja hoivapalveluiden toteuttamiseen sekä lääkinnällisiä että tietoteknisiä laitteita. Käytössä olevat laitteet mahdollistavat mittauksia, potilaan tilan seurantaa sekä turvallista tiedonhallintaa
.
Yrityksen käytössä olevia terveydenhuollon laitteita:
Philips heart start -monitori
Omron verenpainemittari
SensCare Dual -verensokeri- ja ketoainemittari
Sähköinen imulaite
Korvakuumemittari
Kainalolämpömittari
Otoskooppi
Saturaatiomittari
Kaikkien laitteiden käytössä noudatetaan valmistajan ohjeita, jotka koskevat laitteen kuljetusta, säilyttämistä, käyttöä, puhdistusta, huoltoa ja mahdollisia käyttörajoituksia. Laitteet tarkastetaan säännöllisesti ja huolletaan valmistajan suositusten mukaisesti.
Mikäli laitteen käytön aikana havaitaan vika, puutteellisuus tai muu tilanne, joka saattaa aiheuttaa vaaratilanteen asiakkaalle tai henkilökunnalle, asiasta ilmoitetaan välittömästi. Tarvittaessa ilmoitus tehdään myös laitevalmistajalle tai sen edustajalle sekä Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle.
Palveluiden toteuttamisessa tukena käytetään kannettavia tietokoneita ja älypuhelimia, joihin on asennettu turvalliset ja ajan tasalla olevat ohjelmistot. Näiden laitteiden avulla mahdollistetaan esimerkiksi konsultaatiot, sähköinen dokumentointi ja tiedon siirto. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmien turvallista käyttöä varten. Ohjelmistojen käyttö perustuu käyttöoikeuksiin ja rooliperusteiseen tiedonsaantiin potilasturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi.
Laitteiden asianmukaisesta ylläpidosta, ohjelmistopäivityksistä ja huollosta vastaa E-PES Terveyspalveluiden toimitusjohtaja, joka seuraa laitteiden kuntoa ja huolehtii siitä, että:
Laitteen käyttäjällä on tarvittava koulutus ja osaaminen turvalliseen käyttöön
Kaikki tarvittavat merkinnät ja ohjeet ovat laitteen mukana
Laitetta käytetään sen varsinaisen käyttötarkoituksen ja valmistajan ohjeiden mukaisesti
Laitteen asennus, huolto ja mahdollinen korjaus suoritetaan vain osaavan henkilön toimesta
Käyttöpaikka ja ympäristö ovat laitteen turvallisen toiminnan kannalta asianmukaisia
Laitteet eivät ole vaarassa muiden laitteiden, rakenteiden tai ohjelmistojen aiheuttamien häiriöiden vuoksi
Kaikki työntekijät perehdytetään laitteiden käyttöön osana perehdytystä ja tarvittaessa järjestetään lisäkoulutuksia. Näin varmistetaan, että jokainen työntekijä osaa toimia oikein ja turvallisesti työssään käyttäen välineitä asianmukaisesti.
6.3 Tarvikkeet
E-PES Terveyspalveluiden työntekijöillä on käytössään hoitolaukut, jotka on jaettu käyttötarkoituksen mukaan eri osa-alueisiin. Käytössä on toimenpidelaukku, injektiolaukku ja näytteenottolaukku.
Kaikki hoitolaukut säilytetään sisätiloissa, joissa lämpötila pysyy tasaisena ja sopivana hoitotarvikkeiden säilyvyyden kannalta. Lämpötilan vaihteluita, kuten kylmässä tai kuumassa säilyttämistä vältetään. Laukkuja ei jätetä esimerkiksi autoon pitkäksi aikaa, vaan ne otetaan sisätiloihin aina työvuoron päättyessä.
Hoitolaukkuja käsitellään huolellisesti, jotta välineet ja tarvikkeet säilyvät ehjinä, sekä toimintakuntoisina. Kaikki laukut pidetään valmiina ja tarvikkeita täydennetään tarpeen mukaan, kun niitä käytetään. Laukkujen ja välineiden puhtaus varmistetaan säännöllisellä puhdistuksella. Sisältö pyyhitään tai pestään ohjeiden mukaisesti, jonka lisäksi kaikkien tarvikkeiden käyttöpäivämäärät tarkastetaan vähintään kerran kuukaudessa. Tarvittaessa vanhentuneet tai vaurioituneet tuotteet poistetaan ja korvataan uusilla.
Kaikista hoitolaukuista löytyy tarvittavat käsidesinfiointiaineet, puhdistuspyyhkeet tai laput välineiden pesuun, särmäisjäteastia. Jätteet, kuten käytetyt suojakäsineet ja paperit hävitetään asiakkaan roskakoriin asiakkaan luvalla. Mikäli asiakas ei sitä salli tai tilanteessa se ei ole mahdollista, jätteet kuljetetaan asianmukaisesti mukana ja hävitetään turvallisesti myöhemmin.
Tarkoituksena on varmistaa, että kaikki hoitotyössä tarvittavat välineet ovat helposti saatavilla, turvallisia käyttää ja hygieenisesti kunnossa. Näin edistetään sekä potilasturvallisuutta, että työntekijän sujuvaa ja tehokasta työskentelyä.
7. Potilasasiavastaava
Pirkanmaan hyvinvointialueella potilasasiavastaava palvelee alueellaan sekä julkisen että yksityisen terveydenhuollon potilaita.
Potilasasiavastaavan lain (Potilaslain 10§:n mukaan) mukaiset tehtävät ovat:
neuvoa potilaita potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain soveltamiseen liittyvissä asioissa
neuvoa ja tarvittaessa avustaa asiakasta tai asiakkaan laillista edustajaa, omaista tai muuta läheistä muistutuksen tekemisessä
-
neuvoa, miten kantelu, oikaisuvaatimus, valitus, vahingonkorvausvaatimus, potilas- tai lääkevahinkoa koskeva korvausvaatimus tai muu potilaan terveydenhuollon oikeusturvaan liittyvä asia voidaan panna vireille toimivaltaisessa viranomaisessa
-
tiedottaa potilaan oikeuksista
-
koota tietoa potilaiden yhteydenotoista ja seurata potilaiden oikeuksien ja aseman kehitystä
-
toimia potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi
8. Lääkehoito
E-PES terveyspalveluiden lääkehoito on kuvattuna erillisellä lääkehoitosuunnitelmalla.
9. Riskien ja epäkohtien tunnistaminen ja korjaavat toimenpiteet
Turvallisuussuunnittelu ja riskien hallinta on keskeinen osa johtamista. Riskienhallinnalla ja turvallisuuden systemaattisen arvioinnin kehittämisellä varmistetaan toiminnan laatu, henkilöstön hyvinvointi sekä positiivinen julkisuuskuva. Toiminnan turvallisuudesta vastaavat toimitusjohtaja ja palveluista vastaava johtaja yhdessä.
9.1 Riskienhallinta
E-PES Terveyspalveluissa riskienhallinta on olennainen osa toiminnan suunnittelua ja jatkuvaa kehittämistä. Tavoitteena on tunnistaa, arvioida ja hallita riskejä, jotka voivat vaarantaa palvelujen turvallisen ja laadukkaan toteuttamisen asiakkaalle.
Strategisilla riskeillä tarkoitetaan liiketoimintaan liittyviä laajempia riskejä, jotka voivat vaikuttaa yrityksen pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseen tai koko toiminnan jatkuvuuteen. Näitä riskejä käsitellään tarkemmin yrityksen liiketoimintasuunnitelmassa. Kun strategiset riskit tunnistetaan etukäteen, niihin voidaan varautua tehokkaasti ja suunnitella toimenpiteet, joilla niiden vaikutuksia voidaan ehkäistä tai vähentää.
Operatiivisia riskejä syntyy arkisen toiminnan tasolla esimerkiksi sisäisten prosessien häiriöistä, henkilöstöön tai työjärjestelyihin liittyvistä tekijöistä, teknisistä ongelmista tai ulkoisista häiriöistä. Tyypillisiä riskejä voivat olla esimerkiksi teknisten laitteiden toimimattomuus tai henkilöstön äkilliset poissaolot. Tällaisiin tilanteisiin varaudutaan muun muassa varalaitteilla, selkeillä työohjeilla, sijaistusjärjestelyillä ja riittävällä koulutuksella. Jokaisen palvelun suunnittelussa huomioidaan mahdolliset toimintaan liittyvät riskit, ja tarvittaessa laaditaan toimintamallit niiden minimoimiseksi.
Keskeisiä riskienhallinnan osa-alueita ovat:
-
Tavoitteiden saavuttamisen seuranta
-
Toiminnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden varmistaminen
-
Palveluiden jatkuvuuden ja häiriöttömyyden turvaaminen
-
Henkilöstön ja omaisuuden suojaaminen
-
Luotettavan ja eheän raportoinnin ja tiedonhallinnan varmistaminen
-
Lainsäädännön ja viranomaisohjeiden noudattaminen
Riskit arvioidaan systemaattisesti osana palveluiden suunnittelua, henkilöstön työjärjestelyjä ja teknisten laitteiden käyttöä. Jokaisessa toimintaympäristössä ja työtehtävässä pyritään ennakoimaan mahdolliset ongelmat ja luomaan selkeät toimintamallit riskien varalle.
Tietoturvaan liittyvät riskit on käsitelty erillisessä tietoturvasuunnitelmassa. Sen avulla varmistetaan asiakkaiden tietojen suojaaminen sekä luottamuksellisen ja turvallisen tiedonkulun toteutuminen kaikessa toiminnassa.
9.2 Läheltä piti- tilanteet ja vaaratilanteiden ilmoittaminen
Läheltä piti -tilanteella tarkoitetaan tilannetta, jossa vakava haitta, tapaturma tai onnettomuus on ollut hyvin lähellä toteutua. Vaikka tilanteessa ei ole aiheutunut vahinkoa henkilölle tai omaisuudelle, se osoittaa selkeän riskin, joka olisi voinut toteutuessaan johtaa vakaviin seurauksiin. Tällaiset tilanteet ovat tärkeitä turvallisuuden kehittämisen kannalta ja ne tulee aina dokumentoida, sekä käsitellä asianmukaisesti.
Jos läheltä piti -tilanne liittyy terveydenhuollon laitteen tai tarvikkeen käyttöön ja tilanteessa ilmenee mahdollinen vaara potilaan, työntekijän tai kolmannen osapuolen turvallisuudelle, ammattihenkilön on tehtävä siitä ilmoitus viranomaiselle. Lain (terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista 629/2010) mukaan vakavasta vaaratilanteesta on ilmoitettava Valviralle 10 vuorokauden kuluessa, ja läheltä piti -tilanteesta viimeistään 30 vuorokauden kuluessa.
Ilmoituksen tekeminen on lakisääteinen velvollisuus, ja sen laiminlyönti voi johtaa seuraamuksiin. Tämän vuoksi jokaisen työntekijän tulee olla tietoinen omasta velvollisuudestaan raportoida havaitsemansa vaaratilanteet viivytyksettä. Yrityksessä sovelletaan sisäistä ilmoitusmenettelyä, jonka kautta tilanteet käsitellään ja tarvittavat jatkotoimenpiteet tehdään. Tavoitteena on oppia tilanteista ja kehittää toimintaa entistä turvallisemmaksi sekä asiakkaille että työntekijöille.
10. Potilasasiakirjat ja henkilötietojen käsittely
Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan asiakirjoja ja teknisiä tallenteita, joita hyödynnetään potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa. Nämä asiakirjat voivat olla joko hoitopaikassa laadittuja tai sinne muualta toimitettuja. Ne sisältävät potilaan terveydentilaan, hoitoon tai muihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyvää tietoa, ja ovat siten arkaluonteisia ja salassa pidettäviä.
Henkilötietojen käsittelyyn sisältyy kaikki toimenpiteet, jotka kohdistuvat asiakkaan henkilötietoihin – esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, käyttäminen, siirtäminen ja poistaminen. Jokainen näistä toiminnoista katsotaan henkilötietojen käsittelyksi, ja niitä säätelevät muun muassa EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö.
E-PES Terveyspalvelut säilyttää potilasasiakirjat turvallisesti. Paperimuotoiset asiakirjat, kuten kotisairaanhoidon asiakkaiden palvelusopimukset ja asiakasrekisteri, säilytetään lukituissa kaapeissa lukituissa tiloissa. Sähköiset potilastiedot käsitellään Ajas-potilastietojärjestelmässä, joka on Valviran hyväksymä A1-luokan järjestelmä. Palvelutapahtumista laaditut potilasasiakirjat siirretään Kanta-arkistoon mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään viiden vuorokauden kuluessa tapahtumasta. Potilasta tiedotetaan asiakirjojen siirtymisestä Kanta-palveluun.
Potilasasiakirjojen käsittely kuuluu uusien työntekijöiden perehdytyksen keskeisiin osa-alueisiin. Henkilöstön on tunnettava asiakirjojen käsittelyyn, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät velvoitteet ja noudatettava niitä kaikissa tilanteissa. Jokaisen työntekijän on toimittava huolellisesti ja luottamuksellisesti potilastietojen käsittelyssä.
Asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei se ole hoidon järjestämisen kannalta välttämätöntä ja asiakas ole antanut siihen kirjallisen suostumuksensa. Asiakastietoja voidaan tarpeen mukaan vaihtaa muiden hoito- tai tutkimusyksiköiden kanssa, kun se tukee hoidon jatkuvuutta ja potilasturvallisuutta.
Sähköpostiosoitteita voidaan käyttää asiakkaille suunnattuun tiedottamiseen ja markkinointiin vain asiakkaan antamalla luvalla. Asiakastietoja ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksessa.
E-PES Terveyspalveluiden tietosuojavastaavana toimii toimitusjohtaja Markku Harju. Toiminnan laajentuessa tietosuojavastaavan tehtävään voidaan nimetä ulkopuolinen asiantuntija. Yrityksellä on myös erillinen tietoturvasuunnitelma, joka on toimitettu Valviralle viranomaisvaatimusten mukaisesti.
11. Asiakkaan osallisuus palveluissa ja muistutusten käsittely
Potilaalla on oikeus antaa palautetta saamastaan hoidosta ja kohtelusta, sekä tehdä tarvittaessa virallinen muistutus, mikäli hän on tyytymätön kokemukseensa. Tämä oikeus perustuu potilaslakiin (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992), jonka 10 §:ssä säädetään muistutusmenettelystä. Muistutus on ensisijainen keino selvittää potilaan esiin nostamia epäkohtia palvelun sisällöstä ennen mahdollista viranomaiskäsittelyä.
E-PES Terveyspalveluissa muistutukset käsitellään huolellisesti, luottamuksellisesti ja puolueettomasti. Jokainen muistutus tutkitaan yksityiskohtaisesti, jotta asiakas voi luottaa asian tulleen asiallisesti käsitellyksi ja tuntea tulleensa kuulluksi. Muistutukseen vastataan kirjallisesti kohtuullisessa ajassa, joka on tyypillisesti 1–4 viikkoa. Mikäli asian käsittely vaatii pidempää aikaa, asiakkaalle ilmoitetaan viivästyksen syy ja uusi arvioitu käsittelyaika.
Palveluista vastaava johtaja vastaa siitä, että muistutusten käsittely tapahtuu asianmukaisesti ja objektiivisesti. Muistutuksen perusteella voidaan myös arvioida, onko organisaation toiminnassa kehittämistarpeita ja tarvittaessa ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin. Mikäli muistutuksen käsittely paljastaa puutteita tai virheitä hoidossa, niihin reagoidaan asianmukaisesti ja toimenpiteet kirjataan vastaukseen.
Muistutukseen laadittavassa vastauksessa:
-
Kuvataan lyhyesti tapahtumien kulku aikajärjestyksessä
-
Vastataan muistutuksessa esitettyihin kysymyksiin ja näkemyksiin
-
Arvioidaan, onko toiminta ollut asianmukaista vai onko siinä havaittu puutteita
-
Esitetään mahdolliset kehittämistoimenpiteet, aikataulu ja vastuutaho
Vastaus kirjoitetaan ymmärrettävästi ja selkeästi ilman lääketieteellistä erikoissanastoa, jotta asiakas voi helposti ymmärtää käsittelyn sisällön ja lopputuloksen. Muistutuksen käsittelyssä syntyneet asiakirjat säilytetään erillään potilasasiakirjoista omana arkistonaan. Mikäli muistutuksen yhteydessä ilmenee potilaan hoidon kannalta merkittävää tietoa, voidaan se tarvittaessa liittää potilasasiakirjoihin asianomaiselta osin. Muistutukseen annettu vastaus ei ole oikeudellisesti valituskelpoinen päätös, mutta asia voidaan ottaa uudelleen käsittelyyn, mikäli siihen liittyen ilmenee uutta olennaista tietoa.
12. Omavalvonnan toteuttamisen seuranta ja arviointi
E-PES Terveyspalveluiden omavalvontasuunnitelma on dokumentti, jota päivitetään säännöllisesti ja aina toiminnassa tapahtuvien muutosten yhteydessä. Vaikka toiminta pysyisi pääpiirteittäin ennallaan, suunnitelma tarkastetaan vähintään kerran vuodessa, jotta sen ajantasaisuus ja käytännön toimivuus voidaan varmistaa.
Kaikki muutokset esimerkiksi palvelusisällöissä, henkilöstörakenteessa, tiloissa, välineistössä tai toimintakäytännöissä kirjataan viiveettä omavalvontasuunnitelmaan ja sen liitteisiin. Päivityksistä tiedotetaan selkeästi ja ajoissa koko henkilöstölle.
